Wir machen Sie fit für den Betrieb Ihrer Einrichtung, den Kontakt zu Ihren Mitgliedern und das Wachstum Ihres Unternehmens.
Der Einführungsprozess bei Octiv ist einfach, insbesondere wenn du die folgenden Schritte befolgst. Bitte gehe diese Abschnitte der Reihe nach durch, da einer zum nächsten führt, um den Prozess so nahtlos wie möglich zu gestalten.
Beginnen wir mit den Grundlagen - sobald diese eingerichtet sind, bist du startklar!
Lass uns damit beginnen, deine Trainingsprogramme einzurichten. Hier werden deine täglichen Workouts geladen und angezeigt. Das ist besonders nützlich für funktionelle Fitness- und CrossFit-Einrichtungen, die verschiedene Trainingsprogramme oder Trainingsmethoden anbieten, wie zum Beispiel CrossFit, CrossFit Lite, Gymnastik oder HYROX.
Bevor du mit dem Laden von Mitgliedschaften und Mitgliedern fortfahren kannst, musst du als ersten Schritt Programme einrichten. Falls du keine verschiedenen Programme anbietest, kannst du einfach ein allgemeines Programm mit deinem Namen [Name deiner Einrichtung] erstellen.
Gehen Sie zu: Einstellungen > Trainings > Programme > Neu erstellen
Pro-Tipp: Später kannst du auswählen, welche Mitgliedschaft Zugang zu welchen Programmen ermöglicht, und so eine klare Unterscheidung zwischen deinen Serviceangeboten und der Einrichtung der Mitgliedschaften schaffen.
Kommen wir nun zu deinen Mitgliedschaften. Hier spezifizierst du deine Mitgliedschaftsangebote und gibst den Mitgliedern Optionen für die Häufigkeit der Teilnahme und der Laufzeit vor.
Du kannst neue Mitgliedschaften einrichten, den Typ bestimmen (wiederkehrend oder einmalig), die Buchungshäufigkeit der Kurse und die Laufzeit der Mitgliedschaft festlegen. Du kannst die Anzeige deiner Mitgliedschaften nach Priorität sortieren oder Mitgliedschaften für die Online-Anmeldung anzeigen/ausblenden.
Um deine Mitgliedschaften hinzuzufügen, gehe zu: Einstellungen > Mitgliedschaften
Profi-Tipp: Weniger ist mehr! Indem du dein Angebot einfach hältst und auf wenige Mitgliedschaften beschränkst, hilfst du den Mitgliedern, schnell und mit mehr Vertrauen Entscheidungen zu treffen.
Als Nächstes fügen wir deine Mitarbeiter zu deinem Octiv-Profil hinzu. Hier fügst du alle deine Mitarbeiter und Trainer/Coaches auf der Grundlage ihrer Rollen hinzu und legst die Zugangsrechte fest, die ihnen im System gewährt werden. Hier fügst du auch die individuelle Entlohnung sowie eine persönliche Biografie für jeden Mitarbeiter hinzu. Es ist ganz einfach, Mitarbeiter hinzuzufügen oder zu entfernen oder ihre Zugangsrechte im Laufe der Zeit anzupassen.
Um deine Mitarbeiter hinzuzufügen, gehe zu: Mitarbeiter > Neu erstellen (dort kannst du zwischen Eigentümer, Administrator oder Trainer wählen)
Pro-Tipp: Die Mitarbeiter werden aufgefordert, ihre eigenen Anmeldedaten zu erstellen und können Octiv auf allen Geräten und von überall nutzen.
Richte deinen Kursplan ein, darunter verstehen wir deinen Kalender, deine Kurse und Einzeltrainings (PT Sessions). Du kannst deinen Kursen Beschreibungen hinzufügen, sowie ihre Häufigkeit (wiederkehrend oder einmalig), ihre Kapazität, die damit verknüpften Mitgliedschaften und ihre zugewiesenen Trainer, sowie die Buchungs- und Stornierungsgrenzen, festlegen.
Gehen Sie zu: Planung > Kalender > Neu erstellen
Pro-Tipp: Spare dir den Aufwand! Du kannst bestehende Kurse/Einzeltrainings auch duplizieren, um deinen Kalender schneller zu füllen.
Jetzt ist es an der Zeit, deine Mitglieder hinzuzufügen. Wenn du Mitgliederdaten von einer anderen Plattform übertragen möchtest, ist eine Massenmigration der Daten möglich. Alternativ kannst du Mitglieder auch manuell hinzufügen. Mitglieder können sich auch selbst zum System hinzufügen, indem sie das Anmelde-Widget auf deiner Website verwenden (mehr Infos zum Thema Widgets kommt später).
Um Mitglieder manuell hinzuzufügen: Mitglieder > Erstellen
Hier kannst du die persönlichen Daten des Mitglieds, die Mitgliedschaft und das Programm, den Vertrag und die Verzichtserklärung, den Rabatt und die Zahlungsmodalitäten hinterlegen.
So fügen du Mitglieder über eine Datenmigration hinzu
Si vous disposez d'une base de données clients existante et que vous souhaitez la migrer vers Octiv, veuillez remplir le modèle de membres et l'envoyer par e-mail à [email protected]
Schau dir das folgende Video an, um zu erfahren, wie du die Mitgliedervorlage ausfüllst:
Schau dir das folgende Video an, um zu erfahren, wie du die Leads-Vorlage ausfüllst:
Pro-Tipp: Es ist immer hilfreich, dich selbst als Mitglied hinzuzufügen, um aus erster Hand zu erfahren, was deine Mitglieder erleben werden und um ein besseres Verständnis für deine Octiv-Plattform zu bekommen. Wenn du mehr über die Anmeldung deiner Mitglieder erfahren möchtest, lies diese zusätzlichen Informationen
Wenn Sie mehr über die Anmeldung Ihrer Mitglieder erfahren möchten, lesen Sie diese zusätzlichen Informationen.
Die grundlegende Einrichtung ist erledigt. Jetzt gilt es sicherzustellen, dass du Zahlungen empfangen kannst. Schauen wir uns dazu die Zahlungsoptionen an.
Wenn du Abbuchungsaufträge oder Zahlungen über Octiv abwickeln möchtest, musst du ein Konto bei einem unserer unten aufgeführten Partner einrichten. Sobald dein Konto eingerichtet ist oder wenn du bereits ein bestehendes Konto hast, sende bitte deine Abbuchungsauftragsschlüssel per E-Mail an [email protected]
GoCardless - https://gocardless.com für Lastschriftzahlungen
SEPA - Wenn du daran interessiert bist, einen SEPA-Lastschriftauftrag von deinem Octiv-Profil auszuführen, fülle bitte die nachstehende SEPA-Bankvorlage aus und sende sie per E-Mail an[email protected]
Pro-Tipp: Um dir die Migration zu erleichtern, können wir die Bankdaten deiner Mitglieder in dein Octiv-Profil hochladen. Bitte stelle sicher, dass du die ausgefüllte Bankvorlage per E-Mail an [email protected]. Bitte sieh dir die folgende Anleitung zum korrekten Ausfüllen der Bankvorlage an, um Verzögerungen zu vermeiden.
Vorlage für Mitglieder herunterladen - Internationales GoCardless
Sepa Bank Vorlage- SEPA
Octiv bietet ein sicheres, in Ihre Plattform integriertes Online-Zahlungsgateway, über das Ihre Kunden einmalige Zahlungen mit Kredit- und Debitkarten vornehmen können.
Stripe ist die Plattform für Kreditkartenzahlungen für internationale Fitnessstudios und ermöglicht nahtlose Ad-hoc- und einmalige Zahlungen mit octiv.
Wie du Stripe integrieren kannst, erfährst du hier.
Profi-Tipp: Sobald eine Rechnung erstellt ist, können Sie einem Mitglied mit einem Mausklick einen Zahlungslink schicken.
Erfahren mehr:
Um ein besseres Verständnis Ihrer Rechnungen und Zahlungen zu erhalten, besuchen Sie bitte unsere FAQs
Es ist an der Zeit, deine Einstellungen zu personalisieren, damit sich Octiv wie dein eigenes System anfühlt und deinen speziellen Anforderungen gerecht wird. Wo können wir die Einstellungen anpassen?
Ihre Anlagensignatur ist Ihre persönliche Begrüßung, die zu jeder von Ihrem Octiv-Profil generierten Kommunikation hinzugefügt wird.
Gehe zu: Einstellungen > Kommunikation
Profi-Tipp: Sie können die automatische Kommunikation auf Ihrem Octiv-Profil ein- und ausschalten, ganz nach Ihren Vorlieben.
Fügen Sie Ihren Ausgangsrechnungen die Adresse Ihrer Einrichtung und Ihre Rechnungsdaten hinzu, damit Ihre Mitglieder ausstehende Beträge bei Bedarf einfach überweisen können.
Um Ihre Konto-/Rechnungsdaten hinzuzufügen, sehen Sie sich bitte das folgende Anleitungsvideo an.
Gehe zu: Einstellungen > Konten > Klicke unter Standort-rechnungsdetails auf Anzeigen/Bearbeiten
Du kannest die Einstellungen deiner Einrichtung folgendermaßen vornehmen:
Einstellungen für die Planung und das Training: In diesen Einstellungen kannst du festlegen, wie lange im Voraus ein Mitglied buchen kann, ob es nur einen oder mehrere Standorte buchen kann und wie lange im Voraus ein Mitglied ein Training/Workout ansehen kann.
Um deise Einstellungen anzupassen, gehe bitte zu: Einstellungen > Planung
Bitte sieh dir das folgende Lehrvideo an
Einstellungen für die Anmeldung: Deine Anmeldeeinstellungen bestimmen, wie sich ein potenzielles Mitglied für deine Einrichtung anmeldet. Wähle deine bevorzugte Zahlungsmethode aus und ermögliche den Mitgliedern, aus den Zahlungsfristen für Abbuchungsaufträge zu wählen.
Um Ihre Anmeldeeinstellungen anzuzeigen und anzupassen, gehen Sie bitte zu: Einstellungen > Anmeldung
Bitte sieh dir das folgende Lehrvideo an
Profi-Tipp: Wenn du die Anzahl der Abbuchungstermine minimierst, wird die Verwaltung deiner Zahlungen wesentlich einfacher.
Wenn Sie einen befristeten Vertrag und eine Haftungsverzichtserklärung verwenden, die Ihre Mitglieder bei ihrem Beitritt unterschreiben müssen, können Sie diese zu Ihrem Octiv-Profil hinzufügen. Kopieren Sie einfach den digitalen Text und fügen Sie ihn in das dafür vorgesehene Feld unter Einstellungen > Verträge & Verzichtserklärungen.
Ein neues Mitglied, das deiner Einrichtung beitritt, hat die Möglichkeit, sowohl den Vertrag als auch die Verzichtserklärung zu akzeptieren, wenn es sich online anmeldet.
Profi-Tipp: Sie können die Anzahl der Tage, nach denen die Benachrichtigung über den Vertragsablauf sowohl an Sie als auch an das Mitglied gesendet wird, individuell festlegen und die gesendete Mitteilung bearbeiten.
Bitte sieh Sie dir das Anleitungsvideo an
Hier fügen Sie Ihrem Octiv-Profil Ihre benutzerdefinierten Farben und das Logo Ihrer Einrichtung hinzu. Cählen Sie Ihr App-Thema im hellen oder dunklen Modus und passen Sie es an Ihre eigenen Markenfarben an. Sie können Ihr Einrichtungslogo hochladen und alle Funktionen ausblenden, die Sie nicht auf der Plattform nutzen möchten.
Gehe zu: Einstellungen > Octiv
Im Folgenden findest du einige Anwendungen, die dir bei der Wahl des richtigen Farbschemas helfen können:
Profi-Tipp: Du kannst eigenen Farben sowohl dem hellen als auch dem dunklen Thema hinzufügen. Die Farben und das Logo werden in jedem der Widgets angezeigt. Du musst die Farben nur einmal hinzufügen
Jetzt ist dein Profil eingerichtet, und du kannst deinem Unternehmen noch mehr Wert verleihen, indem du deine Widgets in deine Website integrierst.
Deine Octiv-Widgets sind Werkzeuge, die dich mit deinen potenziellen Kunden verbinden. Octiv stellt dir Widgets zur Verfügung, die du auf deiner Website oder deinen Social-Media-Profilen einbinden kannst, um neuen und bestehenden Kunden die Möglichkeit zu geben, mit deiner Einrichtung und der Octiv-App zu interagieren.
Pro-Tipp: Verwenden Sie das Lead Capture Widget, um potenziellen Mitgliedern die Möglichkeit zu geben, ihre Daten einzugeben. Diese Daten werden in Octiv gespeichert und Sie können sich mit einem Mausklick mit potenziellen Mitgliedern in Verbindung setzen.
Gehe zu: Einstellungen > Widgets
Lesen Sie die FAQ zu Widgets, um mehr zu erfahren, und sehen Sie sich das folgende Video an.
Du hast alles vorbereitet und bist jetzt bereit loszulegen! Was kommt als Nächstes?
Inzwischen hat sich deine engagierte Octiv Onboarding Managerin bei dir vorgestellt und steht dir zur Verfügung, um fortlaufende Unterstützung und Ratschläge zu Best Practices anzubieten.
Buchen Sie eine Sitzung mit deinem Octiv Onboarding Manager, um deine Einrichtung durchzugehen und sicherzustellen, dass du für den Erfolg gerüstet sind.
Nach erfolgreichem Onboarding wirst du deinem Customer Success Manager vorgestellt, deine Octiv-Ansprechpartner, die für den laufende Betreuung verantwortlich ist.
Willkommens-E-Mail
An dem Tag, an dem du dein Profil einführen möchtest, können wir eine maßgeschneiderte Willkommens-E-Mail an alle deine Mitglieder senden. In dieser E-Mail listen wir einige wertvolle Vorteile der Octiv-Plattform auf und zeigen dir, wie du die App herunterladen und mit der Buchung beginnen kannst, um den Übergang so nahtlos wie möglich zu gestalten.
Kommunikations-Toolkit
Wir stellen dir ein Toolkit zur Verfügung, das dich bei der Kommunikation mit deinen Mitgliedern per E-Mail und auf deinen Social-Media-Plattformen unterstützt. Dazu gehören Designs, Designelemente, Beschriftungen und mehr.
Es gibt eine Octiv-Wissensdatenbank mit FAQs, Videos und Webinar-Aufzeichnungen, falls du dich selbst oder dein Verwaltungsteam weiter über alle Elemente der Octiv-Plattform informieren möchtest.
Wenn du Octiv in Betrieb nehmen und es liebst (wir sind sicher, dass du das tun wirst!), möchten wir uns dafür bedanken, dass du deinen Freunden aus der Fitnessbranche von uns erzählen.
Wenn du ein anderes Fitnessstudio an Octiv verweist, erhälst du 10 % Rabatt auf deine monatliche Gebühr, für immer. Dies gilt für jedes Fitnessstudio! Werbe 10 Fitnessstudios und du wirst Octiv kostenlos nutzen können, für immer!
Frag deine Client Success Managerin nach weiteren Einzelheiten.
