Wir helfen Ihnen dabei, Ihre Einrichtung in Betrieb zu nehmen, Kontakte zu Ihren Mitgliedern zu knüpfen und Ihr Geschäft auszubauen.
Die Einarbeitung bei Octiv ist ganz einfach, vor allem, wenn Sie die folgenden Schritte befolgen. Bitte arbeiten Sie diese Abschnitte der Reihe nach durch, da sie aufeinander aufbauen und so den Prozess so reibungslos wie möglich gestalten.
Fangen wir mit den Grundlagen an – sobald diese eingerichtet sind, kann es losgehen!
Beginnen wir damit, Ihre Trainingsprogramme einzurichten. Hier werden Ihre täglichen Trainingseinheiten geladen und angezeigt. Dies eignet sich besonders für Functional-Fitness- und CrossFit-Studios, die verschiedene Trainingsprogramme oder Trainingsmethoden anbieten, z. B. CrossFit, CrossFit Lite, Gymnastik und HYROX.
Bevor Sie mit dem Hinzufügen von Paketen und Mitgliedern fortfahren können, müssen Sie Programme einrichten. Wenn Sie keine verschiedenen Programme anbieten, können Sie einfach ein allgemeines Programm mit dem Namen [Name Ihrer Einrichtung] erstellen.
Gehe zu: Einstellungen > Trainingseinheiten > Programme erstellen
Profi-Tipp: Sie können festlegen, welches Paket Zugang zu welchen Programmen gewährt, und so eine klare Unterscheidung zwischen Ihren Dienstleistungsangeboten und der Paketstruktur schaffen.
Schauen wir uns nun Ihre Mitgliedschaftspakete an. Hier legen Sie Ihre Mitgliedschaftsangebote fest, bieten den Mitgliedern Optionen hinsichtlich der Teilnahmehäufigkeit an und legen die Zahlungsweise fest.
Hier können Sie neue Pakete einrichten, die Art (wiederkehrend oder einmalig) festlegen, die Buchungshäufigkeit für Kurse sowie die Vertragslaufzeit angeben. Sie können wählen, ob Ihre Pakete nach Priorität angezeigt werden sollen oder ob Pakete für die Online-Anmeldung ein- bzw. ausgeblendet werden sollen.
Um Ihre Pakete hinzuzufügen, gehen Sie zu: Einstellungen > Pakete
Profi-Tipp: Weniger ist mehr! Indem Sie Ihr Paketangebot einfach halten und auf wenige Pakete beschränken, helfen Sie den Mitgliedern, Entscheidungen schnell und mit mehr Sicherheit zu treffen.
Als Nächstes fügen wir Ihre Mitarbeiter zu Ihrem Octiv-Profil hinzu. Hier tragen Sie alle Ihre Mitarbeiter entsprechend ihrer Rollen ein und legen fest, welche Zugriffsrechte sie im System erhalten sollen. Außerdem geben Sie hier die Tarife der Mitarbeiter sowie eine persönliche Beschreibung für jeden einzelnen Mitarbeiter ein. Es ist ganz einfach, Mitarbeiter hinzuzufügen oder zu entfernen bzw. ihre Zugriffsrechte im Laufe der Zeit anzupassen.
Um Ihre Mitarbeiter hinzuzufügen, gehen Sie zu: Mitarbeiter > Neu anlegen
Profi-Tipp: Die Mitarbeiter werden gebeten, ihre eigenen Anmeldedaten zu erstellen, und können Octiv dann von überall aus nutzen.
Richten Sie Ihren Zeitplan – auch als Kalender, Kurse und Trainingseinheiten bezeichnet – ein. Hier planen Sie Ihre Gruppenkurse, individuellen Personal-Training-Einheiten und Veranstaltungen. Sie können die Häufigkeit (wiederkehrend oder einmalig), die Teilnehmerzahl, den Trainer festlegen, eine Beschreibung hinzufügen sowie Buchungs- und Stornierungsgrenzen festlegen und die entsprechenden Mitgliedschaftspakete angeben, deren Inhaber Zugang zum Kurs bzw. zur Veranstaltung haben.
Gehe zu: Terminplanung > Kalender
Profi-Tipp: Sie können bestehende Kurse/Termine duplizieren, um Ihre zukünftigen Stundenpläne zu füllen. Es ist kein zusätzlicher Verwaltungsaufwand erforderlich!
Nun ist es an der Zeit, Ihre Mitglieder hinzuzufügen. Wenn Sie Mitgliederdaten von einer anderen Plattform übertragen möchten, ist eine Massenmigration möglich. Alternativ können Sie Mitglieder auch manuell hinzufügen. Mitglieder können sich zudem selbst über das Anmelde-Widget im System registrieren, sofern dieses auf Ihrer Website eingebettet ist (mehr zu Widgets später!).
So fügen Sie Mitglieder manuell hinzu: Mitglieder > Anlegen
Hier können Sie die persönlichen Daten des Mitglieds, das Paket und das Programm, den Vertrag und die Verzichtserklärung sowie die Rabatt- und Zahlungsdetails angeben.
So fügen Sie Mitglieder über eine Datenmigration hinzu
Wenn Sie bereits über eine Kundendatenbank verfügen und diese zu Octiv migrieren möchten, füllen Sie bitte die Mitgliedervorlage aus und senden Sie sie per E-Mail an [email protected]
Sehen Sie sich das folgende Video an, in dem erklärt wird, wie Sie die Mitgliedervorlage ausfüllen:
Sehen Sie sich das folgende Video an, in dem erklärt wird, wie Sie die Lead-Vorlage ausfüllen:
Profi-Tipp: Es ist immer hilfreich, sich zunächst selbst als Mitglied hinzuzufügen, um aus erster Hand zu erfahren, was Ihre Mitglieder erleben werden, und um ein besseres Verständnis für Ihre Octiv-Plattform zu gewinnen.
Um mehr über den Anmeldeprozess Ihrer Mitglieder zu erfahren, lesen Sie diese zusätzlichen Informationen.
Die Grundeinrichtung ist abgeschlossen, nun müssen Sie sicherstellen, dass Sie Ihre Zahlungen erhalten können. Schauen wir uns die Zahlungsoptionen an.
Wenn Sie Lastschriften oder Zahlungen über Octiv abwickeln möchten, müssen Sie ein Konto bei einem unserer unten aufgeführten Partner einrichten. Sobald Ihr Konto eingerichtet ist oder falls Sie bereits über ein Konto verfügen, senden Sie bitte Ihre Lastschrift-Schlüssel per E-Mail an [email protected]
GoCardless – https://gocardless.com für Lastschriftzahlungen
SEPA - Wenn du daran interessiert bist, einen SEPA-Lastschriftauftrag von deinem Octiv-Profil auszuführen, fülle bitte die nachstehende SEPA-Bankvorlage aus und sende sie per E-Mail an[email protected]
Pro-Tipp: Um dir die Migration zu erleichtern, können wir die Bankdaten deiner Mitglieder in dein Octiv-Profil hochladen. Bitte stelle sicher, dass du die ausgefüllte Bankvorlage per E-Mail an [email protected]. Bitte sieh dir die folgende Anleitung zum korrekten Ausfüllen der Bankvorlage an, um Verzögerungen zu vermeiden.
Mitglieder-Vorlage herunterladen – International GoCardless
SEPA-Bankvorlage– SEPA
Octiv bietet ein sicheres Online-Zahlungsportal, das in Ihre Plattform integriert ist und Ihren Kunden die Möglichkeit gibt, einmalige Zahlungen per Kredit- oder Debitkarte zu tätigen.
Stripe ist die Plattform für Kreditkartenzahlungen für internationale Fitnessstudios und -einrichtungen und ermöglicht nahtlose Ad-hoc- und einmalige Zahlungen mit Octiv.
Wie du Stripe integrieren kannst, erfährst du hier.
Profi-Tipp: Sobald eine Rechnung erstellt wurde, kannst du einem Mitglied mit nur einem Klick einen Zahlungslink senden.
Weitere Informationen:
Um einen besseren Überblick über Ihre Rechnungen und Zahlungen zu erhalten, besuchen Sie bitte unsere FAQs.
Es ist an der Zeit, Ihre Einstellungen anzupassen, damit sich Octiv wie Ihr ganz persönliches Tool anfühlt und Ihren individuellen Anforderungen gerecht wird. Wo können wir Anpassungen vornehmen?
Ihre Signatur ist Ihre persönliche Begrüßung, die allen Mitteilungen hinzugefügt wird, die über Ihr Octiv-Profil versendet werden.
Gehe zu: Einstellungen > Kommunikation
Profi-Tipp: Du kannst die automatische Kommunikation in deinem Octiv-Profil ganz nach deinen Vorlieben ein- und ausschalten.
Fügen Sie Ihren Rechnungen die Adresse Ihrer Einrichtung sowie Ihre Rechnungsdaten hinzu, damit Ihre Mitglieder ausstehende Beträge bei Bedarf problemlos überweisen können.
Um Ihre Konto- bzw. Rechnungsdaten hinzuzufügen, sehen Sie sich bitte das folgende Anleitungsvideo an.
Gehen Sie zu: Einstellungen > Konten > Klicken Sie unter „Rechnungsdetails zum Standort“ auf „Anzeigen/Bearbeiten“
So nehmen Sie Ihre Standorteinstellungen vor:
Terminplanung und Trainingseinstellungen: Zu diesen Einrichtungenseinstellungen gehört die Festlegung, wie weit im Voraus ein Mitglied einen Termin buchen kann und ob es einen Termin an einem einzelnen Standort oder an mehreren Standorten buchen kann, sowie wie weit im Voraus ein Mitglied einen Trainingstermin einsehen kann.
Um diese Einstellungen anzupassen, gehen Sie bitte zu: Einstellungen > Zeitplanung bzw. Einstellungen > Trainingseinheiten
Bitte sehen Sie sich das folgende Anleitungsvideo an
Anmeldeeinstellungen: Ihre Anmeldeeinstellungen legen fest, wie sich ein potenzielles Mitglied bei Ihrer Einrichtung anmelden kann. Wählen Sie Ihre bevorzugte Zahlungsmethode aus und ermöglichen Sie den Mitgliedern zudem, aus verschiedenen Terminen für den Lastschrifteinzug zu wählen.
Um Ihre Registrierungseinstellungen anzuzeigen und anzupassen, gehen Sie bitte zu: Einstellungen > Anmeldung
Bitte sehen Sie sich das folgende Anleitungsvideo an
Profi-Tipp: Wenn Sie die Anzahl der Abbuchungstermine auf ein Minimum reduzieren, wird die Verwaltung Ihrer Zahlungen deutlich einfacher.
Wenn Sie für Ihre Mitglieder bei deren Beitritt einen befristeten Vertrag und eine Haftungsfreistellung zur Unterzeichnung vorlegen, können Sie diese in Ihr Octiv-Profil einfügen. Kopieren Sie dazu einfach den digitalen Text aus dem Bereich „Einstellungen > Verträge & Haftungsfreistellungen“ und fügen Sie ihn in das dafür vorgesehene Feld ein .
Ein neues Mitglied, das sich in Ihrer Einrichtung anmeldet, hat die Möglichkeit, bei der Online-Anmeldung sowohl den Vertrag als auch die Verzichtserklärung zu akzeptieren.
Profi-Tipp: Sie können individuell festlegen, wie viele Tage vor Vertragsablauf die Benachrichtigung sowohl an Sie als auch an das Mitglied gesendet wird, und den Inhalt der Benachrichtigung bearbeiten.
Bitte schauen Sie sich das Anleitungsvideo an
Hier können Sie Ihrem Octiv-Profil Ihre individuellen Farben sowie Ihr Unternehmenslogo hinzufügen. Wählen SieWählen Sie das Design Ihrer App im hellen oder dunklen Modus und passen Sie es an Ihre eigenen Markenfarben an. Sie können das Logo Ihrer Einrichtung hochladen und alle Funktionen ausblenden, die Sie auf der Plattform nicht nutzen möchten.
Gehe zu: Einstellungen > Octiv
Im Folgenden findest du einige Apps, die dir dabei helfen, das richtige Farbschema zu finden:
Profi-Tipp: Sie können sowohl für das helle als auch für das dunkle Design benutzerdefinierte Farben hinzufügen. Die Farben und das Logo werden in allen Widgets angezeigt – Sie müssen die Farben nur einmal festlegen.
Inzwischen ist Ihr Profil eingerichtet, und Sie können den Nutzen für Ihr Unternehmen noch weiter steigern, indem Sie Ihre Widgets in Ihre Website integrieren.
Ihre Octiv-Widgets sind Tools, die Sie mit Ihren potenziellen Kunden verbinden. Octiv stellt Ihnen Widgets zur Verfügung, die Sie in Ihre Website oder Ihre Social-Media-Profile einbinden können, um neuen und bestehenden Kunden die Möglichkeit zu geben, mit Ihrem Unternehmen und der Octiv-App zu interagieren.
Profi-Tipp: Nutze das Widget zur Lead-Erfassung, damit potenzielle Mitglieder ihre Daten eingeben können. Diese Daten werden in Octiv gespeichert, und du kannst mit nur einem Klick Kontakt zu potenziellen Mitgliedern aufnehmen.
Gehe zu: Einstellungen > Widgets
Lesen Sie die FAQ zu Widgets, um mehr zu erfahren, und sehen Sie sich das folgende Video an.
Du bist startklar! Wie geht es weiter?
Inzwischen hat sich Ihr persönlicher Octiv-Onboarding-Manager bereits bei Ihnen vorgestellt und wird Sie auch weiterhin dabei unterstützen, Ihre Einrichtung mit Octiv in Betrieb zu nehmen. Er wird Ihnen Zugang zu kontinuierlichem Support und Beratung zu bewährten Vorgehensweisen bieten.
Vereinbaren Sie einen Termin mit Ihrem Octiv-Onboarding-Manager, um die Einrichtung durchzugehen und sicherzustellen, dass Sie bestens für den Erfolg gerüstet sind.
Nach erfolgreichem Onboarding werden Sie Ihrem Customer Success Manager vorgestellt, Ihrem Ansprechpartner bei Octiv, der Sie fortlaufend unterstützt.
Willkommens-E-Mail
An dem Tag, an dem Sie Ihr Profil veröffentlichen möchten, können wir eine individuell gestaltete Willkommens-E-Mail erstellen und an alle Ihre Mitglieder versenden, in der einige wichtige Vorteile der Octiv-Plattform sowie Informationen zum Herunterladen der App und zum Starten der Buchung zusammengefasst sind, um den Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten.
Kommunikations-Toolkit
Wir stellen Ihnen ein Toolkit zur Verfügung, das Ihnen dabei helfen soll, mit Ihren Mitgliedern per E-Mail und über Ihre Social-Media-Plattformen zu kommunizieren. Dazu gehören Designs, Designelemente, Bildunterschriften und vieles mehr.
Es gibt eine Octiv-Wissensdatenbank mit FAQs, Videos und Webinar-Aufzeichnungen, falls Sie sich selbst oder Ihr Administratorenteam weiter über bestimmte Aspekte der Octiv-Plattform informieren möchten.
Sobald Sie mit Octiv loslegen und begeistert davon sind (wir sind uns sicher, dass Sie es sein werden!), möchten wir uns bei Ihnen dafür bedanken, dass Sie Ihren Freunden aus der Fitness-Szene von uns erzählen.
Wenn Sie Octiv ein weiteres Fitnessstudio empfehlen, erhalten Sie dauerhaft 10 % Rabatt auf Ihre monatliche Gebühr. Das gilt für jedes einzelne Fitnessstudio! Empfehlen Sie 10 Fitnessstudios, und Sie können Octiv dauerhaft kostenlos nutzen!
Fragen Sie Ihren Client Success Manager nach weiteren Einzelheiten.
