Préparez-vous à exploiter tout le potentiel de votre établissement, à vous connecter avec vos membres et à développer votre entreprise.
Le processus d'intégration d'Octiv est simple, surtout si vous suivez les étapes ci-dessous. Veuillez parcourir ces sections dans l'ordre, au fur et à mesure, l'une mène à la suivante, afin de rendre le processus aussi fluide que possible.
Commençons par les principes fondamentaux : une fois ceux-ci configurés, vous serez opérationnel !
Commençons par configurer vos programmes. C'est ici que vos programmes quotidiens seront chargés et affichés. Ceci est particulièrement applicable aux studios de fitness fonctionnel et de CrossFit qui proposent divers programmes d'entraînement et/ ou méthodologies d'entraînement, par exemple CrossFit, CrossFit Lite, Gymnastique, HYROX.
Les programmes doivent être mis en place avant de pouvoir charger les forfaits et les membres. Si vous ne proposez pas de programmes différents, vous pouvez simplement créer un programme générique appelé [nom de votre établissement].
Accédez à : Paramètres > workouts > Créer des programmes
Conseil de pro : vous pouvez sélectionner le forfait convenant au programme que vous souhaitez, créant ainsi une distinction claire entre vos offres de services et la configuration du forfait.
Examinons maintenant vos abonnements. C'est ici que vous spécifiez vos offres d'adhésion, offrant aux membres des options en matière de fréquence de participation et déterminez le mode de paiement.
Ici, vous pouvez créer de nouveaux forfaits, en déterminer le type (récurrent ou unique), spécifier la fréquence de réservation de la classe et la durée du contrat. Vous pouvez choisir d'afficher vos forfaits par ordre de priorité ou d'afficher/masquer les forfaits pour l'inscription en ligne.
Pour ajouter vos forfaits, accédez à : Paramètres > forfaits
Conseil de pro : Moins on en fait, mieux c'est ! En gardant votre offre de forfaits simple et limitée à un nombre réduit de forfaits, vous aidez les membres à prendre des décisions rapidement et en toute confiance.
Ensuite, ajoutons votre personnel à votre profil Octiv. Vous y ajouterez tous les membres de votre personnel en fonction de leur rôle et spécifierez le niveau d'accès qui leur sera accordé dans le système. Vous ajouterez ici les tarifs du personnel ainsi qu'une biographie personnelle pour chaque membre du personnel. Il est facile d'ajouter ou de supprimer des membres du personnel, ou d'ajuster leurs niveaux d'accès au fil du temps.
Pour ajouter votre personnel, accédez à : Staff > Créer un nouveau
Conseil de pro : les membres du staff seront invités à créer leurs informations de connexion uniques et pourront utiliser Octiv n'importe où.
Configurez votre emploi du temps, également appelé calendrier, cours et séances. Ici, vous planifierez vos cours de groupe, vos séances d'entraînement personnelles individuelles et vos événements. Vous pouvez spécifier la fréquence (récurrente ou une fois), la capacité , ajouter une description, les seuils de réservation et d'annulation et les offres d'abonnements applicables qui ont accès au cours/événement.
Accédez à : Frequentation > Calendrier
Conseil de pro : vous pourrez dupliquer des cours/sessions existants pour alimenter vos futurs plannings. Pas besoin d'administrateur supplémentaire !
Il est maintenant temps d'ajouter vos membres. Si vous déplacez les données des membres depuis une autre plateforme, une migration groupée des données est possible. Vous pouvez également ajouter des membres manuellement. Les membres peuvent également s'ajouter au système à l'aide du widget d'inscription lorsqu'il est intégré à votre site Web (nous en saurons plus sur les widgets plus tard dans le manuel!).
Pour ajouter des membres manuellement : Membres > Créer
Ici, vous pouvez spécifier les détails personnels du membre, le forfait et le programme, le contrat et la renonciation, les détails de la réduction et du paiement.
Pour ajouter des membres via une migration de données
Regardez la vidéo ci-dessous pour savoir comment remplir le modèle des membres :
Regardez la vidéo ci-dessous pour savoir comment remplir le modèle de prospect ( leads) :
Conseil de pro: il est toujours utile de commencer par vous inscrire en tant que membre, afin d'avoir une expérience directe de ce que vos membres vont vivre et de mieux comprendre votre plateforme Octiv.
Pour en savoir plus sur le parcours d’inscription de votre membre, consultez ces informations supplémentaires.
Votre configuration de base est terminée, il est maintenant temps de vous assurer que vous pouvez être payé. Examinons les options de paiement.
Si vous souhaitez exécuter des ordres de débit ou des paiements via Octiv, vous devrez créer un compte auprès de l'un de nos partenaires ci-dessous. Une fois votre compte créé ou si vous avez déjà un compte existant, veuillez envoye par e-mail vos clés d'ordre de débit à [email protected]
GoCardless - https://gocardless.com pour les paiements par débit direct
SEPA - Si vous souhaitez passer un ordre de prélèvement SEPA à partir de votre profil Octiv, veuillez compléter le modèle de banque SEPA ci-dessous et l'envoyer par courriel à l'adresse suivante [email protected]
Astuce: Pour faciliter le processus de migration, nous pouvons télécharger les coordonnées bancaires de vos membres dans votre profil Octiv. Veuillez vous assurer d'envoyer le modèle bancaire rempli par courriel à [email protected]. Veuillez regarder le tutoriel ci-dessous pour savoir comment remplir correctement le modèle bancaire afin d'éviter les retards.
Télécharger le modèle pour les membres - GoCardless international
Modèle de banque Sepa – SEPA
Octiv propose une passerelle de paiement en ligne sécurisée intégrée à votre plateforme pour permettre à vos clients d'effectuer des paiements ponctuels par carte de crédit ou de débit.
Stripe Stripe est la plateforme utilisée pour les paiements par carte de crédit dans les salles de sport et les studios internationaux. Elle permet d'effectuer des paiements ponctuels et uniques en toute transparence avec octiv.
Comment intégrer Stripe ici.
Astuce: une fois la facture générée, vous pouvez envoyer un lien de paiement à un membre en cliquant sur un bouton.
En savoir plus:
Pour mieux comprendre vos factures et paiements, veuillez consulter notre FAQ
Il est temps de personnaliser vos paramètres afin que vous vous sentiez à l'aise avec Octiv et qu'il réponde à vos besoins spécifiques. Où pouvons-nous personnaliser votre profil?
Votre signature d'installation est votre message d'accueil personnel ajouté à toutes les communications générées à partir de votre profil Octiv.
Allez dans : Paramètres > communication
Comms Pro : vous pouvez activer et désactiver les communications automatiques sur votre profil Octiv, tout cela en fonction de vos préférences.
Ajoutez l'adresse de votre établissement et les détails de la facturation à vos factures sortantes pour permettre à vos membres de transférer facilement les fonds en souffrance si nécessaire.
Pour ajouter les détails de votre compte/facture, veuillez regarder la vidéo d'instruction suivante.
Allez dans : Paramètres > Comptabilité > détails de la facture de la structure cliquez sur voir/modifier.
Comment définir les paramètres de votre installation :
Paramètres de programmation et d'entraînement: Ces paramètres permettent notamment de déterminer combien de temps à l'avance un membre peut s'inscrire et s'il peut s'inscrire dans un seul lieu ou dans plusieurs, ainsi que combien de temps à l'avance un membre peut visualiser une séance d'entraînement.
Pour ajuster ces paramètres, veuillez accéder à : Paramètres > Frequentation > réservation du membre
Veuillez regarder la vidéo d'instruction suivante
Paramètres d'inscription: Vos paramètres d'inscription détermineront la manière dont un membre potentiel s'inscrira dans votre établissement. Choisissez votre méthode de paiement préférée et permettez aux membres de choisir des dates de paiement par prélèvement.
Pour afficher et ajuster vos paramètres d'inscription, veuillez accéder à : Paramètres > Inscription
Veuillez regarder la vidéo d'instruction suivante
Conseil de pro : réduire au minimum le nombre de dates de débit facilite grandement la gestion de vos paiements.
Si vous utilisez un contrat à durée déterminée et une décharge de responsabilité que vos membres doivent signer lors de leur adhésion, vous pouvez l'ajouter à votre profil Octiv. Copiez et collez simplement le texte numérique dans l'espace prévu dans Paramètres > contrats et décharges de responsabilité
Un nouveau membre rejoignant votre établissement a la possibilité d'accepter à la fois le contrat et la renonciation lors de son inscription en ligne.
Conseil de pro : vous pourrez sélectionner le nombre de jours pendant lesquels la notification d'expiration du contrat est envoyée à vous-même et au membre, et modifier la communication envoyée.
Veuillez regarder la vidéo pédagogique
C'est ici que vous ajouterez vos couleurs personnalisées ainsi que le logo de votre établissement à votre profil Octiv. CChoisissez le thème de votre application en mode clair ou foncé et alignez-le sur les couleurs de votre marque. Vous pouvez télécharger le logo de votre établissement et masquer toutes les fonctionnalités que vous ne souhaitez pas utiliser sur la plateforme.
Allez dans : Paramètres > Octiv
Voici quelques applications qui vous aideront à trouver la bonne combinaison de couleurs :
Conseil de pro : vous pouvez ajouter des couleurs personnalisées au thème clair et sombre. Les couleurs et le logo s'afficheront dans n'importe lequel des widgets, il vous suffit d'ajouter les couleurs une seule fois.
Votre profil est maintenant établi et vous pouvez ajouter encore plus de valeur à votre entreprise en intégrant vos widgets sur votre site web.
Vos widgets Octiv sont des outils qui vous connectent à vos clients potentiels. Octiv vous fournit des widgets que vous pouvez intégrer à votre site web ou à vos profils de médias sociaux, donnant ainsi à vos clients nouveaux et existants la possibilité d'interagir avec votre établissement et avec l'application Octiv.
Conseil de pro : utilisez le widget de capture de prospects pour permettre aux membres potentiels de remplir leurs coordonnées. Ces données sont enregistrées dans Octiv et vous pouvez prendre contact avec les membres potentiels d'un simple clic.
Allez dans : Paramètres > Widgets
Consultez la FAQ sur les widgets pour en savoir plus et regardez la vidéo ci-dessous.
Vous êtes mis en route et prêt à décoller ! Et après?
A ce stade, votre responsable Octiv Onboarding s'est déjà présenté à vous et continuera à vous aider à mettre en place votre installation et à la faire fonctionner avec Octiv. Il vous fournira une assistance permanente et des conseils sur les meilleures pratiques.
Réservez une session avec votre Onboarding Manager d'Octiv pour passer en revue votre configuration et vous assurer que vous êtes prêt pour le succès.
Une fois l'intégration réussie, vous serez présenté à votre Customer Success Manager, votre interlocuteur Octiv chargé de vous assister en permanence.
Courriel de bienvenue
À la date à laquelle vous souhaitez lancer votre profil, nous pouvons créer et distribuer un e-mail de bienvenue personnalisé à tous vos membres, en énumérant quelques avantages précieux de la plateforme Octiv ainsi que la façon de télécharger l'application et de commencer à réserver, afin de rendre la transition aussi transparente que possible.
Boîte à outils de communication
Nous mettons à votre disposition une boîte à outils pour vous aider à communiquer avec vos membres, par courrier électronique et sur vos plateformes de médias sociaux. Ceux-ci incluent des conceptions, des éléments de conception, une copie de légende et bien plus encore.
Il existe une base de connaissances Octiv comprenant des FAQ, des vidéos et des enregistrements de séminaires en ligne si vous souhaitez vous former ou former votre équipe administrative à d'autres éléments de la plateforme Octiv.
Lorsque vous serez opérationnel et que vous aimerez Octiv (nous en sommes sûrs !), nous voulons vous remercier de parler de nous à vos amis dans le domaine de la remise en forme.
Si vous recommandez une autre salle de sport à Octiv, vous recevrez 10% de réduction sur votre cotisation mensuelle, pour toujours. Ceci est valable pour chaque salle de sport ! Parrainez 10 salles de sport et vous pourrez utiliser Octiv gratuitement, pour toujours !
Demandez plus de détails à votre Client Success Manager.
