Nous allons vous aider à mettre en place tout ce dont vous avez besoin pour gérer votre établissement, nouer des liens avec vos adhérents et développer votre activité.
La mise en route d'Octiv est simple, surtout si vous suivez les étapes ci-dessous. Veuillez parcourir ces sections dans l'ordre, car chacune mène à la suivante, ce qui rend le processus aussi fluide que possible.
Commençons par les bases : une fois celles-ci mises en place, vous serez prêt à vous lancer !
Commençons par configurer vos programmes d'entraînement. C'est ici que vos séances quotidiennes seront chargées et affichées. Cette fonctionnalité est particulièrement adaptée aux salles de fitness fonctionnel et de CrossFit qui proposent divers programmes d'entraînement ou méthodes d'entraînement, par exemple CrossFit, CrossFit Lite, gymnastique ou HYROX.
Vous devez d'abord configurer les programmes avant de pouvoir passer à l'ajout de forfaits et d'adhérents. Si vous ne proposez pas plusieurs programmes, vous pouvez simplement créer un programme générique intitulé [nom de votre établissement].
Accédez à : Paramètres > Entraînements > Créer des programmes
Conseil de pro : vous pouvez choisir quels forfaits donnent accès à quelles chaînes, ce qui permet d'établir une distinction claire entre vos offres de services et la composition de vos forfaits.
Voyons maintenant vos formules d'abonnement. C'est ici que vous définissez vos offres d'abonnement, que vous proposez aux membres différentes options concernant la fréquence de fréquentation et que vous déterminez le mode de paiement.
Vous pouvez ici créer de nouveaux forfaits, définir leur type (récurrent ou ponctuel), préciser la fréquence des réservations de cours et la durée du contrat. Vous pouvez choisir d'afficher vos forfaits par ordre de priorité ou d'afficher/masquer certains forfaits pour l'inscription en ligne.
Pour ajouter vos paquets, rendez-vous dans : Paramètres > Paquets
Conseil de pro : moins, c'est mieux ! En proposant une offre simple et en limitant le nombre de formules, vous aidez vos adhérents à prendre des décisions rapidement et en toute confiance.
Passons maintenant à l'ajout de vos collaborateurs à votre profil Octiv. Vous pourrez y ajouter l'ensemble de votre personnel en fonction de leurs rôles et définir le niveau d'accès qui leur sera accordé sur le système. Vous pourrez également y indiquer les tarifs de chaque collaborateur ainsi qu'une brève biographie pour chacun d'entre eux. Il est très simple d'ajouter ou de supprimer des collaborateurs, ou encore de modifier leurs niveaux d'accès au fil du temps.
Pour ajouter vos collaborateurs, rendez-vous dans : Personnel > Créer un nouveau profil
Conseil de pro: les membres du personnel seront invités à créer leurs identifiants de connexion personnels et pourront utiliser Octiv où qu'ils se trouvent.
Configurez votre planning, également appelé « calendrier », vos cours et vos séances. C’est ici que vous programmerez vos cours collectifs, vos séances d’entraînement individuel et vos événements. Vous pouvez définir la fréquence (récurrente ou ponctuelle), la capacité d’accueil, le nom du coach, ajouter une description, définir des seuils de réservation et d’annulation, ainsi que les formules d’abonnement donnant accès au cours ou à l’événement.
Aller à : Planification > Calendrier
Astuce de pro : vous pourrez dupliquer les cours et les séances existants pour remplir vos futurs plannings. Pas besoin de tâches administratives supplémentaires !
Il est maintenant temps d'ajouter vos membres. Si vous transférez les données de vos membres depuis une autre plateforme, une migration groupée des données est possible. Vous pouvez également ajouter vos membres manuellement. Les membres peuvent aussi s'inscrire eux-mêmes dans le système à l'aide du widget d'inscription, une fois celui-ci intégré à votre site web (nous reviendrons plus tard sur les widgets !).
Pour ajouter des membres manuellement : Membres > Créer
Vous pouvez ici renseigner les informations personnelles du membre, son forfait et son programme, son contrat et sa décharge de responsabilité, ainsi que les détails relatifs à la réduction et au paiement.
Pour ajouter des membres via une migration de données
Si vous disposez déjà d'une base de données clients et que vous souhaitez la transférer vers Octiv, veuillez remplir le modèle destiné aux membres et l'envoyer par e-mail à [email protected]
Regardez la vidéo ci-dessous pour savoir comment remplir le modèle destiné aux membres :
Regardez la vidéo ci-dessous pour savoir comment remplir le modèle de prospects :
Conseil de pro: il est toujours utile de vous inscrire d'abord en tant que membre, afin de découvrir par vous-même ce que vivront vos membres et de mieux comprendre le fonctionnement de votre plateforme Octiv.
Pour en savoir plus sur le parcours d'inscription de vos membres, consultez ces informations complémentaires.
La configuration de base est terminée ; il est maintenant temps de vous assurer que vous pourrez être payé. Passons en revue les options de paiement.
Si vous souhaitez effectuer des prélèvements ou des paiements via Octiv, vous devrez créer un compte auprès de l'un de nos partenaires ci-dessous. Une fois votre compte créé, ou si vous disposez déjà d'un compte, veuillez envoyer vos clés de prélèvement par e-mail à [email protected]
Afrique du Sud :
Netcash (Sage Pay)
Contactez Dieter pour obtenir toutes les informations dont vous avez besoin :
Dieter Christoffels : Responsable des grands comptes
[email protected]
Bureau : 086-133-8338 | Ligne directe : 0797499867
Ou remplissez le formulaire ci-dessous pour que NetCash vous contacte
https://bit.ly/39iEctw
Les Trois Sommets
Contactez Ryan pour obtenir toutes les informations dont vous avez besoin :
+27 82 569 9335
Une fois votre compte créé, ou si vous disposez déjà d'un compte, veuillez envoyer par e-mail vos identifiants de prélèvement automatique à [email protected]
Conseil de pro: Pour faciliter considérablement votre processus de migration, nous pouvons importer les coordonnées bancaires de vos membres dans votre profil Octiv. Veuillez nous envoyer par e-mail le formulaire bancaire dûment rempli à l'adresse [email protected]. Veuillez regarder le tutoriel ci-dessous pour savoir comment remplir correctement le formulaire bancaire afin d'éviter tout retard.
Télécharger le modèle « Services bancaires pour les membres » – Afrique du Sud
Octiv propose une passerelle de paiement en ligne sécurisée, intégrée à votre plateforme, qui permet à vos clients d'effectuer des paiements ponctuels par carte de crédit ou de débit.
Paystack est une entreprise technologique qui favorise la croissance des entreprises africaines grâce à des outils de paiement sécurisés. Cette passerelle de paiement en ligne, intégrée à Octiv, vous permet d'accepter facilement des paiements ponctuels sécurisés provenant de multiples canaux de paiement locaux et internationaux.
Intégrer Paystack ici.
Astuce de pro : une fois la facture générée, vous pouvez envoyer un lien de paiement à un membre d'un simple clic.
Pour en savoir plus:
Pour mieux comprendre vos factures et vos paiements, veuillez consulter notre FAQ.
Il est temps de personnaliser vos paramètres pour qu’Octiv vous corresponde parfaitement et réponde à vos besoins spécifiques. Où peut-on personnaliser ces paramètres ?
La signature de votre établissement correspond à votre message d'accueil personnel qui s'ajoute à toutes les communications générées à partir de votre profil Octiv.
Accéder à : Paramètres > Communications
Astuce de pro: vous pouvez activer ou désactiver les communications automatiques sur votre profil Octiv, selon vos préférences.
Indiquez l'adresse de votre établissement et vos coordonnées de facturation sur vos factures émises afin de permettre à vos adhérents d'effectuer facilement le virement des montants dus lorsque cela est nécessaire.
Pour ajouter les informations relatives à votre compte ou à votre facture, veuillez visionner la vidéo explicative ci-dessous.
Accédez à : Paramètres > Comptes > Sous « Détails de la facture de localisation », cliquez sur « Afficher/Modifier »
Comment configurer les paramètres de votre établissement :
Paramètres de réservation et d'entraînement: ces paramètres relatifs aux établissements permettent notamment de définir le délai de réservation dont dispose un adhérent, de déterminer s'il peut réserver dans un seul établissement ou dans plusieurs, ainsi que le délai à partir duquel il peut consulter les séances d'entraînement.
Pour modifier ces paramètres, rendez-vous respectivement dans : Paramètres > Planification ; Paramètres > Entraînements, respectivement
Nous vous invitons à regarder la vidéo explicative suivante
Paramètres d'inscription: vos paramètres d'inscription déterminent la manière dont un adhérent potentiel s'inscrira pour rejoindre votre établissement. Choisissez votre mode de paiement préféré et permettez également aux adhérents de choisir les dates de prélèvement automatique.
Pour consulter et modifier vos paramètres d'inscription, rendez-vous dans : Paramètres > Inscription
Nous vous invitons à regarder la vidéo explicative suivante
Conseil de pro : réduire au minimum le nombre de dates de prélèvement facilite grandement la gestion de vos paiements.
Si vous utilisez un contrat à durée déterminée et une décharge de responsabilité que vos adhérents doivent signer lors de leur adhésion, vous pouvez les ajouter à votre profil Octiv. Il vous suffit de copier-coller le texte au format numérique dans l'espace prévu à cet effet, accessible depuis « Paramètres > Contrats et décharges ».
Un nouveau membre qui s'inscrit dans votre établissement a la possibilité d'accepter à la fois le contrat et la décharge de responsabilité lors de son inscription en ligne.
Conseil de pro : vous pourrez choisir le nombre de jours avant l'expiration du contrat à partir duquel la notification sera envoyée à la fois à vous-même et au membre, ainsi que modifier le contenu de ce message.
Veuillez regarder la vidéo explicative
C'est ici que vous pourrez ajouter vos couleurs personnalisées ainsi que le logo de votre établissement à votre profil Octiv. CChoisissez le thème de votre application en mode clair ou foncé et adaptez-le aux couleurs de votre marque. Vous pouvez importer le logo de votre établissement et masquer toutes les fonctionnalités que vous ne souhaitez pas utiliser sur la plateforme.
Accéder à : Paramètres > Octiv
Voici quelques applications qui vous aideront à trouver la bonne palette de couleurs :
Astuce de pro : Vous pouvez ajouter des couleurs personnalisées aux thèmes clair et foncé. Les couleurs et le logo s'afficheront dans tous les widgets ; il vous suffit de définir ces couleurs une seule fois.
À présent, votre profil est configuré, et vous pouvez apporter encore plus de valeur ajoutée à votre entreprise en intégrant vos widgets à votre site web.
Les widgets Octiv sont des outils qui vous permettent d'entrer en contact avec vos clients potentiels. Octiv met à votre disposition des widgets que vous pouvez intégrer à votre site web ou à vos profils sur les réseaux sociaux, offrant ainsi à vos clients, nouveaux comme existants, la possibilité d'interagir avec votre établissement et avec l'application Octiv.
Conseil de pro : utilisez le widget de collecte de contacts pour permettre aux membres potentiels de renseigner leurs coordonnées. Ces informations sont enregistrées dans Octiv et vous pouvez contacter les membres potentiels d'un simple clic.
Accédez à : Paramètres > Widgets
Consultez la FAQ sur les widgets pour en savoir plus et regardez la vidéo ci-dessous.
Tout est prêt, vous pouvez vous lancer ! Et maintenant ?
À ce stade, votre responsable d'intégration Octiv attitré a déjà fait sa présentation et continuera à vous accompagner pour mettre en place Octiv au sein de votre établissement. Il vous garantira un accompagnement continu et vous prodiguera des conseils sur les meilleures pratiques.
Prenez rendez-vous avec votre responsable d'intégration Octiv pour passer en revue votre configuration et vous assurer que tout est prêt pour que vous puissiez réussir.
Une fois votre intégration terminée, vous serez présenté à votre responsable de la réussite client, votre interlocuteur chez Octiv chargé de vous accompagner au quotidien.
E-mail de bienvenue
À la date à laquelle vous souhaitez lancer votre profil, nous pouvons rédiger et envoyer un e-mail de bienvenue personnalisé à tous vos membres, mettant en avant quelques-uns des principaux avantages de la plateforme Octiv et expliquant comment télécharger l'application et commencer à effectuer des réservations, afin de rendre la transition aussi fluide que possible.
Boîte à outils de communication
Nous mettons à votre disposition une boîte à outils pour vous aider à communiquer avec vos membres, par e-mail et sur vos réseaux sociaux. Elle comprend notamment des visuels, des éléments graphiques, des textes de légende et bien plus encore.
Octiv met à votre disposition une base de connaissances comprenant une FAQ, des vidéos et des enregistrements de webinaires, si vous souhaitez approfondir vos connaissances ou celles de votre équipe d'administrateurs sur n'importe quel aspect de la plateforme Octiv.
Une fois que vous serez bien lancé et que vous adorerez Octiv (nous sommes sûrs que ce sera le cas !), nous aimerions vous remercier de nous recommander à vos amis adeptes du fitness.
Si vous recommandez une autre salle de sport à Octiv, vous bénéficierez d'une réduction de 10 % sur votre abonnement mensuel, à vie. Cette offre s'applique à chaque salle de sport ! Recommandez 10 salles de sport et vous pourrez utiliser Octiv gratuitement, À VIE !
Pour plus d'informations, adressez-vous à votre responsable de la réussite client.
Octiv s'est associé à Discovery Vitality pour apporter encore plus de valeur ajoutée à votre entreprise. En rejoignant le réseau élargi de salles de sport Vitality, vos adhérents peuvent gagner des points Vitality lorsqu'ils s'enregistrent à un cours à l'aide d'un code QR lié à votre profil Octiv.
Pour en savoir plus sur les modalités d'adhésion au réseau élargi de salles de sport et pour faire évaluer votre établissement, veuillez cliquer sur le lien ci-dessous : https://octivfitness.com/discovery-vitality/
