Nous vous aiderons à mettre en place les conditions nécessaires à l'exploitation de votre établissement, à la communication avec les membres et à la croissance de votre entreprise.
Le processus d'intégration d'Octiv est facile, surtout si l'on suit les étapes ci-dessous. Veuillez suivre ces sections dans l'ordre, car chacune d'entre elles mène à la suivante, ce qui rend le processus aussi fluide que possible.
Commençons par les principes de base - une fois qu'ils auront été mis en place, vous serez opérationnel !
Commençons par configurer vos programmes d'entraînement. C'est ici que vos séances d'entraînement quotidiennes seront chargées et affichées. Cette fonction est particulièrement utile pour les centres de fitness fonctionnel et de CrossFit qui proposent différents programmes d'entraînement ou méthodologies d'entraînement, par exemple CrossFit, CrossFit Lite, Gymnastique, HYROX.
Les programmes doivent être mis en place avant de pouvoir charger les forfaits et les membres. Si vous ne proposez pas de programmes différents, vous pouvez simplement créer un programme générique appelé [nom de votre établissement].
Allez à : Réglages > Entraînements > Créer des programmes
Astuce : vous pouvez choisir quel forfait donne accès à quels programmes, créant ainsi une distinction claire entre vos offres de services et vos forfaits.
Examinons maintenant les formules d'adhésion. C'est ici que vous spécifiez vos offres d'adhésion et que vous donnez aux membres des options concernant la fréquence de participation et le mode de paiement.
Ici, vous pouvez créer de nouveaux forfaits, en déterminer le type (récurrent ou unique), spécifier la fréquence de réservation de la classe et la durée du contrat. Vous pouvez choisir d'afficher vos forfaits par ordre de priorité ou d'afficher/masquer les forfaits pour l'inscription en ligne.
Pour ajouter vos paquets, allez à : Paramètres > Paquets
Conseil de pro : moins, c'est mieux ! En simplifiant votre offre et en limitant le nombre d'offres, vous aidez les membres à prendre des décisions rapidement et en toute confiance.
Ensuite, ajoutons votre personnel à votre profil Octiv. Vous y ajouterez tous les membres de votre personnel en fonction de leur rôle et spécifierez le niveau d'accès qui leur sera accordé dans le système. Vous ajouterez ici les tarifs du personnel ainsi qu'une biographie personnelle pour chaque membre du personnel. Il est facile d'ajouter ou de supprimer des membres du personnel, ou d'ajuster leurs niveaux d'accès au fil du temps.
Pour ajouter votre personnel, allez sur : Personnel > Créer un nouveau
Astuce: les membres du personnel seront invités à créer leurs propres identifiants de connexion et pourront utiliser Octiv n'importe où.
Configurez votre emploi du temps, également appelé calendrier, vos cours et vos séances. C'est ici que vous planifierez vos cours collectifs, vos séances individuelles d'entraînement personnel et vos événements. Vous pouvez spécifier la fréquence (récurrente ou ponctuelle), la capacité, le formateur, ajouter une description, les seuils de réservation et d'annulation et les formules d'adhésion applicables qui donnent accès au cours ou à l'événement.
Aller à : Planification > Calendrier
Astuce : vous pourrez dupliquer des classes/sessions existantes pour alimenter vos futurs emplois du temps. Aucune administration supplémentaire n'est nécessaire !
Il est maintenant temps d'ajouter vos membres. Si vous transférez les données de vos membres depuis une autre plateforme, vous pouvez procéder à une migration de données en masse. Vous pouvez également ajouter des membres manuellement. Les membres peuvent également s'ajouter eux-mêmes au système en utilisant le widget d'inscription lorsqu'il est intégré à votre site web (plus d'informations sur les widgets plus tard !).
Pour ajouter des membres manuellement : Membres > Créer
Vous pouvez y spécifier les données personnelles du membre, le forfait et le programme, le contrat et la renonciation, les réductions et les modalités de paiement.
Pour ajouter des membres par le biais d'une migration de données
Si vous avez une base de données clients existante et que vous souhaitez la migrer vers Octiv, veuillez remplir le modèle de membre et l'envoyer par e-mail à [email protected]
Regardez la vidéo ci-dessous pour savoir comment remplir le modèle de membre :
Regardez la vidéo ci-dessous pour savoir comment remplir le modèle de prospect :
Conseil de pro: il est toujours utile de commencer par vous inscrire en tant que membre, afin d'avoir une expérience directe de ce que vos membres vont vivre et de mieux comprendre votre plateforme Octiv.
Pour en savoir plus sur le parcours d'inscription de vos membres, consultez ces informations complémentaires .
Votre configuration de base est terminée, il est maintenant temps de vous assurer que vous pouvez être payé. Examinons les options de paiement.
Si vous souhaitez effectuer des commandes ou des paiements par débit via Octiv, vous devez ouvrir un compte auprès de l'un de nos partenaires ci-dessous. Une fois votre compte créé ou si vous avez déjà un compte existant, envoyez vos clés de débit par e-mail à [email protected]
Afrique du Sud :
Netcash (Sage Pay)
Contactez Dieter pour obtenir toutes les informations nécessaires :
Dieter Christoffels : Responsable des grands comptes
[email protected]
Bureau : 086-133-8338 | Direct : 0797499867
Ou remplissez le formulaire ci-dessous pour que NetCash vous contacte
https://bit.ly/39iEctw
Trois sommets
Contactez Ryan pour obtenir toutes les informations nécessaires :
+27 82 569 9335
Une fois que votre compte a été créé ou si vous avez déjà un compte existant, veuillez envoyer les clés de votre ordre de débit par courriel à [email protected]
Conseil de pro: Pour faciliter le processus de migration, nous pouvons télécharger les coordonnées bancaires de vos membres dans votre profil Octiv. Veuillez vous assurer d'envoyer le modèle bancaire rempli à [email protected]. Veuillez regarder le tutoriel ci-dessous pour savoir comment remplir correctement le modèle bancaire afin d'éviter les retards.
Télécharger le modèle de banque des membres - Afrique du Sud
Octiv propose une passerelle de paiement en ligne sécurisée intégrée à votre plateforme pour permettre à vos clients d'effectuer des paiements ponctuels par carte de crédit ou de débit.
Paystack est une société technologique qui favorise la croissance des entreprises africaines grâce à des outils de paiement sécurisés. Cette passerelle de paiement en ligne, intégrée à Octiv, vous permet d'accepter facilement des paiements ad hoc sécurisés provenant de multiples canaux de paiement locaux et internationaux.
Intégrer avec Paystack ici.
Astuce : une fois la facture générée, vous pouvez envoyer un lien de paiement à un membre en cliquant sur un bouton.
En savoir plus:
Pour mieux comprendre vos factures et vos paiements, veuillez consulter nos FAQ.
Il est temps de personnaliser vos paramètres pour qu'Octiv vous ressemble et qu'il réponde à vos besoins spécifiques. Où pouvons-nous personnaliser ?
Votre signature d'installation est votre message d'accueil personnel ajouté à toutes les communications générées à partir de votre profil Octiv.
Allez dans : Réglages > Comms
Astuce de proLe profil Octiv : vous pouvez activer ou désactiver les communications automatiques sur votre profil Octiv, en fonction de vos préférences.
Ajoutez l'adresse de votre établissement et les détails de la facturation à vos factures sortantes pour permettre à vos membres de transférer facilement les fonds en souffrance si nécessaire.
Pour ajouter les détails de votre compte/facture, veuillez regarder la vidéo d'instruction suivante.
Allez dans : Paramètres > Comptes > Sous les détails de la facture de localisation, cliquez sur voir/modifier.
Comment définir les paramètres de votre installation :
Paramètres de programmation et d'entraînement: Ces paramètres permettent notamment de déterminer combien de temps à l'avance un membre peut s'inscrire et s'il peut s'inscrire dans un seul lieu ou dans plusieurs, ainsi que combien de temps à l'avance un membre peut visualiser une séance d'entraînement.
Pour ajuster ces paramètres, veuillez vous rendre dans les rubriques suivantes : Réglages > Planification ; Réglages > Entraînements, respectivement
Veuillez regarder la vidéo d'instruction suivante
Paramètres d'inscription: Vos paramètres d'inscription détermineront la manière dont un membre potentiel s'inscrira dans votre établissement. Choisissez votre méthode de paiement préférée et permettez aux membres de choisir des dates de paiement par prélèvement.
Pour consulter et ajuster vos paramètres d'inscription, veuillez vous rendre à l'adresse suivante : Paramètres > Inscription
Veuillez regarder la vidéo d'instruction suivante
Conseil de pro : réduire au minimum le nombre de dates de débit facilite grandement la gestion de vos paiements.
Si vous utilisez un contrat à durée déterminée et une décharge de responsabilité que vos membres doivent signer lors de leur adhésion, vous pouvez l'ajouter à votre profil Octiv. Il vous suffit de copier et de coller le texte numérique dans l'espace prévu à cet effet à partir de Paramètres > Contrats et dérogations.
Un nouveau membre rejoignant votre établissement a la possibilité d'accepter à la fois le contrat et la renonciation lors de son inscription en ligne.
Conseil de pro : vous pourrez sélectionner le nombre de jours pendant lesquels la notification d'expiration du contrat est envoyée à vous-même et au membre, et modifier la communication envoyée.
Veuillez regarder la vidéo d'instruction
C'est ici que vous ajouterez vos couleurs personnalisées ainsi que le logo de votre établissement à votre profil Octiv. CChoisissez le thème de votre application en mode clair ou foncé et alignez-le sur les couleurs de votre marque. Vous pouvez télécharger le logo de votre établissement et masquer toutes les fonctionnalités que vous ne souhaitez pas utiliser sur la plateforme.
Allez dans : Réglages > Octiv
Voici quelques applications qui vous aideront à trouver la bonne combinaison de couleurs :
Conseil de pro : Vous pouvez ajouter des couleurs personnalisées aux thèmes clair et foncé. Les couleurs et le logo s'afficheront dans tous les widgets, il vous suffit d'ajouter les couleurs une seule fois.
Votre profil est maintenant établi et vous pouvez ajouter encore plus de valeur à votre entreprise en intégrant vos widgets sur votre site web.
Vos widgets Octiv sont des outils qui vous connectent à vos clients potentiels. Octiv vous fournit des widgets que vous pouvez intégrer à votre site web ou à vos profils de médias sociaux, donnant ainsi à vos clients nouveaux et existants la possibilité d'interagir avec votre établissement et avec l'application Octiv.
Conseil de pro : utilisez le widget de capture de prospects pour permettre aux membres potentiels de remplir leurs coordonnées. Ces données sont enregistrées dans Octiv et vous pouvez prendre contact avec les membres potentiels d'un simple clic.
Allez dans : Paramètres > Widgets
Consultez la FAQ sur les widgets pour en savoir plus et regardez la vidéo ci-dessous.
Vous êtes prêt à partir ! Quelle est la prochaine étape ?
A ce stade, votre responsable Octiv Onboarding s'est déjà présenté à vous et continuera à vous aider à mettre en place votre installation et à la faire fonctionner avec Octiv. Il vous fournira une assistance permanente et des conseils sur les meilleures pratiques.
Réservez une session avec votre Onboarding Manager d'Octiv pour passer en revue votre configuration et vous assurer que vous êtes prêt pour le succès.
Une fois l'intégration réussie, vous serez présenté à votre Customer Success Manager, votre interlocuteur Octiv chargé de vous assister en permanence.
Courriel de bienvenue
À la date à laquelle vous souhaitez lancer votre profil, nous pouvons créer et distribuer un e-mail de bienvenue personnalisé à tous vos membres, en énumérant quelques avantages précieux de la plateforme Octiv ainsi que la façon de télécharger l'application et de commencer à réserver, afin de rendre la transition aussi transparente que possible.
Boîte à outils de communication
Nous avons mis à votre disposition une boîte à outils pour vous aider à communiquer avec vos membres, par courriel et sur vos plateformes de médias sociaux. Ces outils comprennent des designs, des éléments de design, des légendes et bien plus encore.
Il existe une base de connaissances Octiv comprenant des FAQ, des vidéos et des enregistrements de séminaires en ligne si vous souhaitez vous former ou former votre équipe administrative à d'autres éléments de la plateforme Octiv.
Lorsque vous serez opérationnel et que vous aimerez Octiv (nous en sommes sûrs !), nous voulons vous remercier de parler de nous à vos amis dans le domaine de la remise en forme.
Si vous recommandez une autre salle de sport à Octiv, vous recevrez 10% de réduction sur votre cotisation mensuelle, pour toujours. Ceci est valable pour chaque salle de sport ! Parrainez 10 salles de sport et vous pourrez utiliser Octiv gratuitement, pour toujours !
Demandez plus de détails à votre gestionnaire de la réussite des clients.
Octiv s'est associé à Discovery Vitality pour ajouter encore plus de valeur à votre entreprise. En rejoignant le réseau de fitness étendu Vitality, vos membres peuvent gagner des points Vitality lorsqu'ils se présentent au cours en utilisant un code QR lié à votre profil Octiv.
Pour en savoir plus sur la manière de rejoindre le réseau élargi de fitness et de faire contrôler votre établissement, veuillez suivre le lien ci-dessous : https://octivfitness.com/discovery-vitality/
